Een nieuw (social) intranet lanceren

Hoe lanceer je zo’n platform en hoe maak je de gebruikers actief?

Stel je voor dat jij projectleider bent voor de implementatie van het nieuwe sociale intranet van je organisatie. Je hebt alle voorbereidingen afgerond, de content staat en de techniek is er klaar voor. Dan volgt alleen nog het moment waar iedereen hard naartoe heeft gewerkt: de lancering! Project afgerond zou je misschien denken. Eigenlijk begint het dan pas. Zo’n platform is leuk, maar wat heb je eraan als niemand het vervolgens gebruikt?

De voorbereidingen voor livegang

In mijn vorige artikel heb ik jullie meegenomen in de voorbereidingen van het implementeren van een sociaal intranet (link artikel 1).

Ook de livegang moet voorbereid worden. Bedenk daarom goed hoe je het aan wilt pakken. Wil je er een groot lanceringsevent van maken of wil je het liever klein houden? Kies met jouw projectgroep de lancering die het beste bij de organisatie past. Bedenk ook welke materialen je in wilt zetten om het nieuwe platform onder de aandacht te brengen. Zo kun je zelf chocoladewikkels maken en die uitdelen aan je collega’s (afbeelding 1). Als je iets minder te besteden hebt aan de livegang kun je al aandacht vestigen op het platform door a4’tjes uit te printen en op te hangen (afbeelding 2). Het staat natuurlijk wel mooier en professioneler als deze zijn opgemaakt en ontworpen door een vormgever (afbeelding 3 en 4). Wil je echt uitpakken, dan kun je zelfs een trailer maken. Ook dat gebeurt! Hoe professioneler het materiaal, hoe beter dat uitstraalt op het platform. Pak je de livegang professioneel aan, gaat men er ook vanuit dat het platform er mooi en professioneel uitziet. Bezuinig dus niet op het materiaal als dit niet nodig is!

De livegang

Het moment van livegang is het moment waar je al die tijd naartoe hebt gewerkt. Het moment dat al je collega’s voor het eerst het platform zien en gaan gebruiken. Door er een evenement van te maken vestig je er gelijk veel aandacht op. Een veel voorkomend evenement is dat de projectleider of directeur/burgemeester een kort praatje houdt, waarna het platform wordt onthuld. Vaak gaat dit samen met een drankje en wat lekkers (afbeelding 5). Daarnaast krijgt men vaak een gadget en/of kaartje (afbeelding 6). De gadget nodigt uit om vaker op het platform te kijken. Op het kaartje kun je de eerste stappen op het intranet uitleggen, zodat je collega’s gelijk op weg worden geholpen (afbeelding 7+8).

Uiteraard zijn er genoeg andere leuke voorbeelden en gadgets te bedenken om met zo’n livegang in te zetten. Denk ook hierbij aan wat het beste bij jouw organisatie past.

Corona/Covid-19

Natuurlijk heel leuk zo’n evenement op kantoor met iedereen bij elkaar, maar op dit moment lang niet altijd realistisch. Vanwege de Coronapandemie moeten wij nog steeds veel thuiswerken. Gelukkig is er ook digitaal veel mogelijk. Met de livegang kun je daar mooi op inspelen. Zo kun je voor de livegang bijvoorbeeld een webinar of Zoom-meeting organiseren en je collega’s online meenemen in het platform. De flyers en gadgets kunnen thuis worden bezorgd. Sommige pakketten kun je samenstellen en door de brievenbus bezorgen. Dit kan zelfs met een bos bloemen (afbeelding 10)! Zo zorg je dat, ondanks dat iedereen thuiswerkt, je toch wat extra’s doet met de livegang.

Hoe verder?

Iedereen is na de livegang natuurlijk enthousiast en wil aan de gang. Hoe zorg je dat iedereen het  intranet gaat gebruiken en dan ook nog op de manier waarop je als organisatie wilt dat het gebruikt wordt. Zorg ervoor dat het intranet is ingesteld als startpagina, zodat deze bij iedereen opstart. Zorg ook dat er een plek is waar collega’s hun vragen kunnen stellen. Dit kan zowel online als offline (afbeelding 11). Probeer ook ambassadeurs om je heen te verzamelen die jou helpen met het beantwoorden van vragen. Je kunt ook een groep aanmaken waar men vragen kan stellen. Het voordeel hieraan is dat iedereen die vraag kan lezen en beantwoorden. Dan ondervinden zij meteen hoe dat werkt.

Een andere optie is om tips op het platform te plaatsen die collega’s meenemen in wat zij met het platform kunnen. Zo worden zij niet ineens overspoeld met informatie, maar komen zij er rustig in. Dit kan op het platform zelf, maar ook offline. Voorbeelden hiervan zijn een bureaukalender (afbeelding 12) of een quickguide waarin je laat zien hoe het platform werkt. (afbeelding 13).

Doe wat bij je organisatie past

Er zijn ontzettend veel mogelijkheden om je platform onder de aandacht te brengen. Ik kan zo nog wel een lijst voorbeelden noemen, maar het belangrijkste blijft dat je altijd moet doen wat het beste bij de organisatie past. Zijn jullie niet zo van het uitbundige, hou de lancering dan klein. Verwacht niet dat in een week ineens iedereen al aan de gang is met het platform. Zulke overgangen hebben altijd veel tijd nodig.

Heel veel plezier met het platform!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *