De eerste stappen op een nieuw (social) intranet

De voorbereiding: Waar moet je aan denken voordat je live gaat?

Misschien dat jij het zelf ook wel eens hebt meegemaakt. Je bedrijf koopt een nieuw intranet of een nieuwe applicatie en vindt dat de hele organisatie hier mee moet gaan werken. De organisatie vraagt jou om hiervoor te zorgen. Een mooie uitdaging natuurlijk, maar hoe zorg je er dan uiteindelijk voor dat de medewerkers hier ook daadwerkelijk mee gaan werken? En hoe zorg je voor de ultieme gebruikerservaring?

Veel mensen zijn een klassiek intranet gewend waarbij vooral gezonden wordt. Een social intranet geeft de medewerkers de mogelijkheid om zelf berichten te plaatsen en dus content en interactie te creëren.

Bedenk wat er op komt te staan, en waar

Een nieuw intranet biedt vaak ook veel nieuwe mogelijkheden. Mooi is ook dat je de documentatie goed op te ruimen. Veel oude documenten worden niet weggegooid en blijven eeuwig rondzwerven op een platform. Een nieuw platform biedt de mogelijkheid met schone lei te beginnen.

Welke onderwerpen moeten sowieso op het intranet komen te staan?
Bepaal, liefst samen met de degene die de content maken/beheren, welke onderwerpen er op het platform moeten komen. Begin hier eerst mee en kijk vervolgens naar de indeling. Op welke plek moet dit komen? Is dit nog wel statische content? Of kan dit beter in een groep, zodat er interactie over kan ontstaan?

Vraag uit in de organisatie wat zij missen op het huidige intranet en leg deze naast de mogelijkheden die het intranet biedt en kijk of de wensen in te passen zijn hierin.

Het overzetten en plaatsen van content kost altijd veel tijd. Vaak ook meer tijd dan je van tevoren verwacht. Bepaal daarom een scope tijdens het implementatietraject. Welke content moet er sowieso op staan als je live gaat en welke content kan er eventueel later nog op gezet worden. Het is wel goed geïnvesteerde tijd, want als je dit goed neerzet zorg je ervoor dat de gebruikers makkelijk de informatie kunnen vinden. Dit draagt vervolgens bij aan een positieve associatie met het platform, waardoor gebruikers sneller terug zullen komen om meer informatie te vinden, kennis te delen en anderen te overtuigen dat zij meer met dit platform moeten gaan werken.

Inrichten van het platform

Het intranet kun je altijd op bepaalde manieren en in verschillende vormen indelen. Voordat je bepaalt welke inrichting je kiest, is het daarom belangrijk dat je kijkt naar hoe er gezocht door je collega’s. Hebben ze liever een soort kennisbibliotheek (een lijst die de onderwerpen verdeelt in A t/m Z) of klikken ze liever van thema naar thema tot ze het juiste gevonden hebben. Dit verschilt per organisatie. Als je dit goed voor ogen hebt, zorgt dat ervoor dat je collega’s het beter gaan gebruiken, omdat het aansluit bij hoe de mensen werken.

Het is in dit geval ook lastig om dit af te kijken bij andere organisatie. Elke organisatie werkt op een andere manier en zoekt zijn informatie anders. Kijk daarom goed welke vorm van het aanbieden van content het beste bij jouw organisatie past.

Afbeelding 1: Kennisbibliotheek
Afbeelding 2: Content indelen op basis van thema’s

Schrijven van content

Als je content gaat schrijven, probeer dan altijd te schrijven alsof je schrijf voor iemand met absoluut 0 voorkennis. Alsof diegene nog nooit iets over dat onderwerp heeft gelezen. De kans is namelijk groot dat dit ook zo is. Door het zo gemakkelijk en helder mogelijk op te schrijven, vergroot je de gebruiksvriendelijkheid, waardoor je collega’s met meer plezier en positiviteit het intranet zullen gebruiken.

Naast dat je moet letten op de manier waarop de teksten worden geschreven, moet je ook kijken waar je de teksten plaatst. Ook dit is vrij makkelijk te toetsen bij je collega’s. Simpelweg door ze te vragen waar zij het zouden zetten.

Kortom

Voordat je daadwerkelijk met het intranet aan de gang gaat zijn er veel dingen waar je rekening mee moet. Wat ga ik er allemaal op zetten? Wat moet er sowieso op komen te staan voor livegang en wat kan eventueel later nog toegevoegd worden? Hoe richt je de (statische) content in? Wat moet er mee vanuit het oude en wat moet er nieuw geschreven worden?

Allemaal stappen die, juist voor de user experience, van enorm belang zijn. De user experience begint al ruim voordat de user er daadwerkelijk mee gaan werken. Hoe beter je de hierboven beschreven punten hebt ingericht, des te makkelijk het product te gebruiken. Dit resulteert dan weer in meer gebruik van het platform en een positieve ervaring van de gebruiker.

In het volgende artikel neem ik jullie mee in de stappen na livegang en hoe je de users mee kunt nemen op dit nieuwe platform.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *