Er is steeds meer content dat uit bewegend beeld bestaat. Video is hot en happening. Facebook’s beleid stelt momenteel de voorkeur voor snelle hapklare video’s en dagelijks staat de tijdlijn vol met langere en kortere filmpjes. Niet alle videobeelden zullen van hele grote historische waarden zijn maar voor archieven is het toch interessant om te kijken naar een manier om film voor een langere termijn te bewaren. Ook bedrijven die kennis willen delen is het goed om na te denken of zij video’s op YouTube of Vimeo slingeren, of dat zij wellicht kiezen voor een ander systeem. Waar moet je op letten als je video wil archiveren en via een platform wil delen. Hoe vind je een video terug als er ontelbaar veel in een database zitten. En waar moet je aan denken op het gebied van copyright. In mijn artikel probeer ik een klein overzicht te geven.

1 Videoformaten

Hier heb je meteen al een van de grotere knelpunten van het digitaliseren binnen archieven. Want een formaat vandaag de dag kan wel leesbaar zijn, wie zegt dat over pak en beet 20 jaar nog steeds quicktime filmpjes worden afgespeeld door je computer? Of dat een Word bestand nog te openen is? En hoe kan je weten welk formaat het beste toekomst bestendig is?

Dat wordt zoveel mogelijk gedaan door gebruik van open standaarden. Op verschillende sites is informatie te vinden en de overheid heeft een voorkeurslijst gemaakt van formaten van verschillende documenten. In overleg met Beeld en Geluid is bijvoorbeeld gekozen voor MXF. Dit omdat zij dit als standaard preserveringsformaat hebben gekozen. Maar ook de MPEG4 staat op de lijst. Dit omdat dit een van de meest gebruikte videoformaten is en zowel een NEN- als ISO-certificering heeft.

Naast digitaliseren naar een standaardformaat is het zaak om een strategie op twee andere punten te voeren. Ervoor zorgen dat er emulatie kan plaatsvinden. Hiervoor moet van elk soort video een toestel beschikbaar blijven die het videoformaat kan blijven lezen. Het origineel blijft dus behouden en moet dus onder ideale omstandigheden bewaard blijven. Kennis van het gebruik, en reparatie van het apparaat is van groot belang om voor de langere termijn emulatie te kunnen ondersteunen. Op het moment dat een video wordt aangevraagd wordt er omgezet naar een op dat moment gangbaar digitaal formaat.

De laatste tactiek is migratie. Dat betekent dat een gedigitaliseerde film wordt omgezet naar een nieuw formaat als blijkt dat het huidige gekozen formaat niet langer ondersteund zal worden. Dit is een intensief proces maar zorgt wel altijd dat de video in het meest recente formaat is opgeslagen.

Wil je dieper ingaan op de materie rondom videoformaten kun je op de volgend websites meer informatie vinden:

Ava Net
Kennisnet Digitaal Erfgoed DEN
Rapport voorkeursformaten Nationaal Archief 2016

2 Openbaar of niet

Voor sommige filmpjes is het niet handig om het openbaar op YouTube te zetten. En nee, dan bedoel ik niet een dronkenmansgelag tijdens de kerstborrel. Er zijn genoeg organisaties die bedrijfskritische informatie hebben die ze niet per se aan de concurrent willen tonen. Toch is deze informatie van belang voor het bedrijf. In het kader van kennisdelen zou je graag willen dat werknemers toegang hebben tot deze films. Je kunt je video’s alsnog via YouTube verspreiden en kiezen voor de optie dat alleen mensen die de URL bezitten deze films kunnen bekijken. Maar je hebt niet 100% in de hand wie er nog meer naar je video’s kijkt. Wil je optimaal beheersen wie de video’s bekijken en wat er mee gedaan kan worden kun je overwegen om te werken met geïntegreerde systemen als een DAM syteem of een CMS die ook video’s ondersteund. Een voordeel hiervan is dat je meerdere soorten content kan beheren en het daardoor een totaaloplossing is voor het beheer van internetpublicaties, blogs, foto’s, video’s en in het geval van DAM ook documenten. Wat het verschil is en meer informatie over DAM vind je op deze interessante blog. Content kan persoonlijk aan medewerkers getoond worden door het inregelen van rechten en door eventueel een watermerk met personeelsnummer in het beeld kan bedrijfskritische informatie beveiligd worden. Wanneer iemand een video deelt met iemand die niet gemachtigd is kan je er snel achterkomen wie dat heeft gedaan.

3 Metadateren

Beelden zeggen meer dan duizend woorden is het spreekwoord. Dat is waar en daarom is het moeilijk om er goed voor te zorgen dat je door het bomen het bos niet meer ziet. Wanneer er te veel films zijn moeten er goede filters toegepast worden. Dat betekent dat er goed moet worden nagedacht over termen die je aan een video geeft. Als jij veel filmpjes hebt over rozen is het niet handig om de een keer roos en de andere keer rozen te gebruiken. Het is aan te bevelen om te werken met een standaardlijst van trefwoorden die goed omschrijven wat je wil verwoorden. Dit noemen we taxonomieën en deze zijn onmisbaar voor een goede terugvindbaarheid in de steeds maar toenemende informatieberg.

4 Copyright

Als laatste wil ik aanstippen dat het belangrijk is om te zorgen dat films gecontroleerd zijn op auteursrecht. Niet alleen de filmmaker, ook de muziek en personen die in de film voorkomen kunnen rechten hebben. Het is dus eigenlijk zaak om vanaf het begin dat een film gemaakt wordt, het copyright goed vast te leggen. Achteraf is het vaak zoeken naar een naald in de hooiberg en auteursrechten lopen door tot wel 70 jaar na overlijden van de filmmaker of in het geval dat onbekend is of voor bedrijven 70 jaar na de eerste publicatie van een film. Als je een film publiceert heb je inspanningsplicht om de rechthebbende te achterhalen en er worden forse boetes uitgedeeld aan overtredingen. Meer informatie kun je vinden op de site van auteursrecht.nl en op het eerdergenoemde AVA net.

Ik hoop dat je wat aan mijn overzicht van aandachtspunten hebt gehad. Mocht je vragen of opmerkingen hebben laat het me dan weten in de comments. Heb je nog zin in een paar artikelen, kijk dan vooral ook op MICwatching naar mijn twee stukken over gebroken links en digitale vindbaarheid in archieven